Efficiënt plannen van gedeelde ruimtes
De reserveringsmodule is ontwikkeld om gedeelde ruimtes en gastenkamers efficiënt te plannen. Vergaderruimtes, spreekkamers en gastenkamers zijn eenvoudig te reserveren. Dit voorkomt dubbele boekingen en misverstanden over het gebruik van faciliteiten.
Regie op gebruik
Locatiemanagers houden regie op het gebruik van ruimtes. Woonbegeleiders kunnen gesprekken plannen zonder afstemming buiten het systeem. Beveiliging weet wanneer en waarvoor ruimtes gebruikt worden, relevant bij incidenten of calamiteiten.
Overzicht voor iedereen
Niet alleen de planner heeft overzicht. Beveiliging weet wanneer en waarvoor ruimtes worden gebruikt, woonbegeleiders plannen gesprekken zelf in, en locatiemanagers zien het totaalplaatje van alle faciliteiten.
Eén ruimtemanagementsysteem voor de hele locatie
Op de meeste locaties leeft de ruimteplanning verspreid over losse agenda's, whiteboards en appjes. Een ruimtemanagementsysteem brengt dat samen: alle vergaderruimtes, spreekkamers en gastenkamers staan in dezelfde kalender, met per ruimte de bezetting voor vandaag en de weken erna. Wie een ruimte nodig heeft, ziet meteen wat vrij is en legt het zelf vast, zonder eerst te moeten afstemmen met een centrale planner.
Omdat de reserveringen in hetzelfde systeem staan als het kamerbeheer en de aanwezigheidsregistratie, blijft het beeld van de locatie compleet. Beveiliging kan bij een incident nagaan welke ruimte op dat moment in gebruik was en door wie. Locatiemanagers zien welke faciliteiten structureel vol zitten en welke leegstaan, en kunnen daarop bijsturen in plaats van achteraf constateren dat het knelde.
