Snel ingericht, toch aantoonbaar op orde
Tijdelijke gemeentelijke opvang (TGO) wordt vaak onder tijdsdruk ingericht en ontvangt kort na opening de eerste bewoners. Alles aan zo'n locatie is tijdelijk, behalve de vragen die er elke dag over gesteld worden. Wie verblijft er? Wie is er nu aanwezig? En klopt de registratie? Dit artikel zet op een rij hoe u die vragen op een TGO-locatie vanaf de eerste dag kunt beantwoorden.
Tijdelijk betekent niet vrijblijvend
Omdat een TGO-locatie maar een beperkte periode draait, is het verleidelijk de registratie voorlopig in spreadsheets en papieren lijsten bij te houden. Dat wreekt zich snel. Ook op een tijdelijke locatie wilt u op elk moment kunnen laten zien wie er verblijft en wie er in het gebouw aanwezig is, bijvoorbeeld bij een ontruiming of calamiteit, of wanneer de gemeente om een actueel overzicht vraagt. Losse lijsten raken juist verouderd op het moment dat u ze het hardst nodig heeft.
Dezelfde registratie als een vaste locatie, sneller ingericht
Ook op een TGO-locatie wilt u dezelfde basis op orde hebben als op een reguliere opvanglocatie. Zo legt u per persoon een dossier vast met Persoonsbeheer, houdt u met Kamerbeheer realtime bij welke kamers en bedden bezet en beschikbaar zijn, registreert u met Aanwezigheid wie het gebouw betreedt en verlaat, en volgt u met Dagbezoekers en Gastenregistratie wie er op bezoek komt of bij bewoners overnacht.
Het verschil zit in het tempo waarin dit allemaal moet staan. Mandâre is geschikt voor reguliere opvanglocaties, noodopvang en tijdelijke gemeentelijke opvang, van kleinschalige locaties tot grote centra, en de modules zijn per locatie aan of uit te zetten. Zo krijgt een tijdelijke locatie dezelfde sluitende registratie als een vaste locatie.
Meerdere organisaties, één omgeving
Op een TGO-locatie werken vanaf de eerste dag verschillende partijen naast elkaar: woonbegeleiding, beveiliging en beheer. In Mandâre werken zij in dezelfde omgeving, elk met eigen rechten. Rolgebaseerde toegang via Accountbeheer zorgt ervoor dat iedereen alleen ziet wat bij de eigen functie hoort. Er zijn dus geen aparte lijsten per organisatie nodig en iedereen kijkt naar dezelfde actuele gegevens.
Verantwoording naar gemeente en regio
Bij een tijdelijke locatie komt de vraag om verantwoording vaak sneller en vaker dan bij een vaste locatie. Met Rapportage en export zet u de actuele gegevens om in bruikbare exports en rapporten voor sturing en verantwoording. De module 28-dagenregeling bewaakt de verblijfsduur automatisch en signaleert vroegtijdig, en de module Meldplicht legt meldplichtafspraken centraal en controleerbaar vast. Zo is verantwoording geen aparte klus achteraf, maar een uitdraai van wat er toch al wordt bijgehouden.
Begint u binnenkort met een TGO-locatie?
Opent uw gemeente op korte termijn een tijdelijke opvanglocatie? Gebruik dan onze praktische checklist voor de eerste week als startpunt. En lees op de pagina Mandâre voor gemeenten hoe Mandâre gemeenten ondersteunt bij het beheer van opvanglocaties.