Voor gemeenten en locatieteams die op korte termijn een opvanglocatie openen en de registratie vanaf dag één op orde willen hebben.
Lees het artikelEen locatie die snel opent, heeft geen tijd voor losse lijsten. Registratie die vanaf dag één klopt, geeft rust in alle weken daarna.
Wanneer een gemeente op korte termijn een noodopvanglocatie opent, komt alles tegelijk. Het gebouw wordt ingericht, medewerkers en vrijwilligers draaien hun eerste diensten en de eerste bewoners staan soms al na enkele dagen voor de deur. In die hectiek schuift registratie makkelijk naar achteren. Toch bepaalt juist de eerste week hoe beheersbaar de locatie daarna is. Wie vanaf dag één vastlegt wie er woont, wie er aanwezig is en wat er gebeurt, hoeft later niets te reconstrueren.
Deze checklist zet tien registratieonderdelen op een rij die u in de eerste week op orde brengt. Elk onderdeel is gekoppeld aan de module van Mandâre die dat werk ondersteunt, zodat u niets zelf hoeft op te zetten in losse lijsten of spreadsheets.
Begin bij de basis: de mensen die op de locatie komen wonen. Leg per persoon alle relevante informatie veilig en overzichtelijk vast in één dossier. Zo weet elke dienst met wie zij te maken heeft en is informatie ook weken later nog terug te vinden. De module Persoonsbeheer bundelt alle persoonsdossiers op één plek.
Een noodopvanglocatie vult zich snel. Houd daarom vanaf de eerste dag bij welke kamers er zijn, wie waar slaapt en waar nog plek is. Met Kamerbeheer heeft u realtime inzicht in de bezetting en de beschikbare capaciteit per kamer en per locatie.
Op elk moment wilt u kunnen zien wie er in het gebouw is, zeker bij een ontruiming of calamiteit. Richt daarom direct een vaste check-in en check-out in. De module Aanwezigheid registreert wie de locatie betreedt en verlaat en houdt actuele noodlijsten bij.
Naast bewoners komen er dagbezoekers en logees die bij bewoners overnachten. Registreer beide groepen apart, zodat altijd duidelijk is wie er op de locatie aanwezig is. Dagbezoekers registreert het dagbezoek, Gastenregistratie volgt overnachtende gasten en hun verblijfsduur.
In de eerste week worden veel sleutels, passen en andere items uitgegeven. Zonder registratie weet na een maand niemand meer waar alles is gebleven. Met Uitgifte Items is elke sleutel en pas herleidbaar geregistreerd, van uitgifte tot inname.
Op een nieuwe locatie wisselen diensten elkaar snel af. Werk daarom vanaf de eerste dag met één digitaal logboek in plaats van een papieren schrift, zodat elke overdracht compleet is en niets verloren gaat. De module Logboek biedt daarvoor één centrale plek voor alle diensten.
Juist in de opstartfase gebeurt er veel: reparaties, vragen, incidenten. Leg elke melding direct en gestructureerd vast, met duidelijke opvolging. Met Melding maken maken medewerkers snel meldingen aan die automatisch worden gekoppeld en opgevolgd.
Verblijfsduur en meldplichtafspraken wilt u niet achteraf reconstrueren. Zet de automatische bewaking daarom direct aan. De module 28-dagenregeling bewaakt de verblijfsduur en signaleert vroegtijdig, de module Meldplicht legt meldplichtafspraken centraal en controleerbaar vast.
Op een noodopvanglocatie werken vaak meerdere organisaties naast elkaar: woonbegeleiding, beveiliging en beheer. Geef elke rol vanaf de start eigen rechten, zodat iedereen alleen ziet wat bij de eigen functie hoort. Dat regelt u met Accountbeheer.
De gemeente en samenwerkingspartners willen al snel weten hoe de locatie draait. Wie de eerste negen punten op orde heeft, hoeft daarvoor niets extra bij te houden: met Rapportage en export zet u de actuele gegevens om in bruikbare exports en rapporten voor sturing en verantwoording.
Geen van deze onderdelen hoeft u zelf op te zetten. Alle genoemde functies staan in Mandâre klaar als modules die per locatie aan of uit te zetten zijn. U start de eerste week met de basis en breidt uit zodra de locatie draait. Zo groeit de registratie mee met de locatie, zonder dat u tussentijds van systeem hoeft te wisselen.
Wilt u weten hoe dit er voor uw organisatie uitziet? Lees dan verder over Mandâre voor gemeenten of Mandâre voor veiligheidsregio's.
Plan een demonstratie en zie hoe u met Mandâre de registratie van een nieuwe opvanglocatie in korte tijd op orde brengt.
